Huurder screening: complete checklist voor verhuurders 2026

Goede huurders vinden begint bij een gestructureerde screening. In 2026 zit je daarbij klem tussen twee belangen: je wilt zo veel mogelijk weten over een kandidaat, en je mag maar beperkt iets opvragen of bewaren. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert steeds actiever op overbodige datavragen, en het College voor de Rechten van de Mens behandelt jaarlijks tientallen klachten over discriminatie bij woningverhuur. Deze checklist loopt door wat je per stap wel en niet mag, met de juridische basis erbij.

Wat mag je opvragen, wat niet

Twee wetten bepalen de kaders: de AVG (gegevensbescherming) en de Algemene wet gelijke behandeling. Daar bovenop geldt sectorspecifieke jurisprudentie van het College voor de Rechten van de Mens.

Bewaartermijnen die je moet aanhouden:

• Afgewezen kandidaten: maximaal 4 weken (alleen voor evt. klachten en bewijslast)
• Geaccepteerde huurders: de gehele huurperiode plus 2 jaar fiscaal/civielrechtelijk
• ID-kopieen: alleen bewaren als de huurder daadwerkelijk de woning krijgt

Stap 1: kennismakingsgesprek

Een gesprek (fysiek of via video) is de basis. Wat je vraagt is grotendeels vrij, mits je binnen de gelijke-behandelingskaders blijft.

Wel vragen:

• Reden van verhuizing
• Verwachting hoe lang ze willen blijven
• Wie er allemaal komen wonen (huurder en gezinsleden)
• Werk en uren per week
• Hobbies of huisdieren (relevant voor pand)
• Kennis van de buurt of stad

Niet vragen:

• Bent u zwanger of plant u kinderen?
• Wat is uw geloof?
• Heeft u een partner van dezelfde sekse?
• Bent u in Nederland geboren?
• Heeft u een uitkering of bent u uitkeringsgerechtigd? (mag pas in inkomenscheck, niet als selectiecriterium)

Maak na het gesprek geen aantekeningen over persoonlijke kenmerken (uiterlijk, accent, kleding). Schrijf alleen op wat objectief relevant is: inkomen-indicatie, samenstelling huishouden, gewenste ingangsdatum.

Stap 2: inkomenscheck

De gangbare norm is 3x de bruto kale huur per maand aan bruto inkomen. Dit is geen wet, maar een algemeen geaccepteerd criterium dat ook door rechters wordt geaccepteerd als objectieve maatstaf.

Voor zzp'ers is de marge lastiger. Vraag minimaal de IB-aangifte over 2 jaar, en eventueel een prognose plus actuele omzet. Een garantsteller (vaak een familielid) kan een lager direct inkomen compenseren mits die zelf voldoet aan de 3x-norm.

Niet als selectiecriterium gebruiken:

• Type uitkering (een huurder met WW of WIA mag je niet enkel daarom weigeren)
• Bron van inkomen (huurtoeslag is geen reden voor afwijzing)
• Tijdelijk contract zonder verdere onderbouwing

Een tijdelijk arbeidscontract als enkele reden voor afwijzing is volgens vaste lijn van het College niet toegestaan. Je mag wel een extra waarborg vragen (bv. een garantsteller of een hogere borg binnen de wettelijke maximumcap van 2 maanden kale huur, zie borg afrekenen).

Stap 3: identiteit en BSN

Identiteitscontrole is verplicht om te weten met wie je een contract sluit. Tegelijk is het BSN extreem gevoelige data die je in vrijwel alle gevallen niet mag verwerken.

Wat te vragen:

• Kopie ID-bewijs met afgeschermd BSN en afgeschermde pasfoto
• Bij twijfel: ID-bewijs fysiek laten zien tijdens contractondertekening
• Eventueel een uittreksel BRP (Basisregistratie Personen) voor adresverificatie

Praktische werkwijze:

1. Vraag de huurder een ID-kopie via KopieID-app of zelf afschermen
2. Controleer in het gesprek het originele ID-bewijs (kort vergelijken)
3. Bewaar alleen de afgeschermde kopie in je administratie
4. Verwijder na 2 jaar na einde huur (fiscaal bewaarplicht)

Bij meerdere huurders: per persoon een ID-kopie, niet alleen van de hoofdhuurder.

Stap 4: referenties

Referenties geven informatie die loonstroken niet bieden: hoe gedraagt deze kandidaat zich als huurder of werknemer.

Vorige verhuurder

Vraag met expliciete toestemming van de kandidaat:

• Heeft de huurder netjes betaald (zonder over de specifieke bedragen te gaan)?
• Was het pand bij oplevering in goede staat?
• Waren er klachten van buren?
• Zou je deze huurder opnieuw accepteren?

Niet vragen:

• Of de huurder een uitkering had
• Hoe vaak er bezoek kwam
• Of er sprake was van relatieconflicten

Werkgever

Werkgeversverklaring is gebruikelijk en de werkgever vult een standaardformulier in. Vraag minimaal:

• Datum in dienst
• Functie
• Type contract (vast/tijdelijk, en bij tijdelijk: einddatum)
• Bruto jaarsalaris
• Aanduiding of er sprake is van proeftijd

De werkgever hoeft geen verklaring over functioneren te geven, en jij mag daar niet om vragen.

Stap 5: BKR-toets

Een BKR-toets toetst of de kandidaat geregistreerde betalingsachterstanden heeft op kredieten. Dit is gevoelige data en de proportionaliteit is bij reguliere woninghuur vaak twijfelachtig.

Wat te doen:

1. Vraag schriftelijke toestemming op een apart formulier (niet meeverwerken in de huurinschrijving)
2. Gebruik een erkende dienst zoals BKR
3. Bewaar het resultaat alleen tot de beslissing rond is, bij afwijzing direct vernietigen
4. Communiceer aan de kandidaat wat je doet met het resultaat

Voor de meeste particuliere verhuurders is een BKR-toets disproportioneel. Een loonstrook plus referentie van de vorige verhuurder biedt voldoende grond voor de beslissing. Beperk BKR tot situaties waar het objectief gerechtvaardigd is (bv. hoge huurklasse, bedrijfshuur, of duidelijke twijfels uit andere documenten).

Stap 6: contract opstellen

Heb je een geschikte kandidaat? Dan komt de contractfase. Werk met een modelcontract en zorg dat alle screening-data juist landen in de overeenkomst.

Belangrijke koppelingen:

• Naam en adres uit het ID-document letterlijk overnemen
• Bevestig de overeengekomen kale huur, servicekosten en borg
• Vermeld de ingangsdatum en sleuteloverdracht
• Verwijs naar het inspectierapport bij start

Voor de complete contract-opbouw zie de cornerstone-gids Huurcontracten in 2026, waarin de 14 essentiele clausules worden behandeld inclusief verplichte indexatieclausule en onderhoudsmatrix.

Direct na ondertekening:

• Vernietig de papieren en digitale dossiers van afgewezen kandidaten
• Bewaar alleen het dossier van de geaccepteerde huurder
• Plan de oplevering en inspectie volgens de borg-afrekenen procedure (dezelfde inspectie is later ook je vertrekpunt bij einde huur)

Veelgemaakte fouten

1. Discriminatie via "voorkeuren"

"Liefst geen studenten", "alleen Nederlandstaligen", "geen huishouden met kleine kinderen" zijn voorbeelden van uitingen die het College voor de Rechten van de Mens als directe of indirecte discriminatie kan beoordelen. Dit geldt ook voor advertentieteksten en gespreksuitingen.

Wat wel mag: criteria die objectief en op iedereen toepasselijk zijn (inkomen, geen huisdieren bij allergiepand, niet roken).

2. Te veel data bewaren

Veelvoorkomende fout: ID-kopieen van alle afgewezen kandidaten in een ordner houden "voor het geval dat". Dit is in strijd met de AVG. Vernietig direct na de beslissing.

3. Onafgeschermd BSN gebruiken

Een ongewijzigde ID-kopie waarop het BSN zichtbaar is, vormt een datalek bij verlies of inbreuk. De boete kan oplopen tot 1% van de jaaromzet (zakelijk) of 4% van het wereldwijde omzetbedrag (bij ernstige overtreding). Voor particulieren geldt nog steeds een meldingsplicht bij datalek.

4. Mondelinge afwijzing zonder onderbouwing

Geef een afgewezen kandidaat een objectieve reden ("inkomen voldeed niet aan onze norm van 3x bruto kale huur"). Bij een klacht bij het College moet je kunnen onderbouwen waarom deze kandidaat objectief minder geschikt was. "Voorkeur ging uit naar een andere kandidaat" zonder onderbouwing is onvoldoende.

5. Screening uitbesteden zonder verwerkersovereenkomst

Werk je met een screening-bureau of platform? Dan moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten waarin staat hoe zij met de data omgaan. Zonder die overeenkomst ben jij volgens de AVG aansprakelijk voor hun handelen.

In Propty

Propty heeft een screening-flow ingebouwd die de stappen hierboven automatiseert binnen AVG-kaders. Kandidaten vullen zelf een formulier in met inkomensgegevens, uploaden een afgeschermde ID-kopie via een veilige link, en geven daar de toestemming voor het toetsen van referenties. Je dossier registreert wat je hebt opgevraagd en wanneer, en de afgewezen kandidaten worden na 4 weken automatisch verwijderd uit je administratie.

De inkomensnorm leg je vooraf vast in je accountinstellingen, zodat elke kandidaat aan hetzelfde criterium wordt getoetst. Bij ondertekening rollen de gegevens automatisch door naar het modelcontract uit de huurcontracten-gids 2026, zonder dat je iets handmatig overtypt.

Plan een korte demo om de screening-flow live te zien, bekijk welke integraties met boekhouding en bank je administratie aanvullen, of neem direct contact op voor een gesprek over de inrichting voor jouw portefeuille.